Cargodocs B.V. is gevestigd op het adres Bovendijk 162, Nederland en ingeschreven in het handelsregister onder nummer 24341180.

Activiteiten

Cargodocs verricht voor klanten diverse douanehandelingen in de vorm van douaneaangiften (bijvoorbeeld invoer, uitvoer en doorvoer), het opstellen van certificaten van oorsprong en preferentiële documenten, en meldingen aan de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) en voedsel- en productveiligheidsautoriteiten in andere lidstaten in geval van fytosanitaire en veterinaire lading.

Bedrijfsinformatie en persoonsgegevens

Bij de voorbereiding en uitvoering van bovengenoemde activiteiten worden diverse bedrijfsinformatie en persoonsgegevens verzameld. Cargodocs aanvaardt de diensten uit te voerenen en is verantwoordelijk voor de correcte verwerking van bedrijfsinformatie en persoonsgegevens. Hierbij conformeert Cargodocs zich aan de Europese General Data Protection Regulation (GDPR) en de nationale wet- en regelgeving gebaseerd op de GDPR.

Wijze van verzamelen van bedrijfsinformatie en persoonsgegevens

Via onze website www.cargodocs.nl kunnen potentiële klanten een contactformulier invullen om een offerte aan te vragen of om Cargodocs te verzoeken contact op te nemen met de potentiële klant.
De volgende gegevens worden gevraagd:

• Naam en achternaam van de contactpersoon
• E-mail adres
• Telefoonnummer

De klant wordt tevens verzocht toestemming te verlenen dat Cargodocs rechtstreeks contact met hen mag opnemen. De opdrachtgever behoudt zich hierbij het recht voor deze toestemming te allen tijde in te trekken.

Prijsvoorstellen worden omgezet in een offerte in geval van een positieve reactie. Wij gebruiken de persoonsgegevens in dat geval omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst en omdat het noodzakelijk is in verband met het gerechtvaardigd belang van Cargodocs om haar diensten aan de afnemer te kunnen leveren. De offerte wordt gearchiveerd conform interne procedures en wordt jaarlijks aangepast indien de dienstverlening wordt voortgezet. Persoonsgegevens van onze klanten vernietigen wij uiterlijk twee jaar na beëindiging van de activiteiten voor die klant.

Daarnaast worden regelmatig nieuwsbrieven verstuurd naar onze klanten om hen te informeren over actuele zaken op het gebied van douane en ontwikkelingen binnen Cargodocs. De klant heeft de mogelijkheid om zich voor deze nieuwsbrieven af te melden.

Afdeling Financiën

In het kader van debiteuren- en crediteurenbeheer worden NAW-gegevens van bedrijven en personen verzameld en geregistreerd binnen ons boekhoudsysteem. Deze gegevens worden verwerkt ter uitvoering van de overeenkomst, ter voldoening aan wettelijke verplichtingen en/of in ons gerechtvaardigd belang.

U kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan:

• Bedrijfsnaam
• Naam en achternaam van de contactpersoon
• Adresgegevens
• E-mail adres
• Telefoonnummer
• Faxnummer
• BTW-nummer

Deze gegevens worden in principe twee jaar na beëindiging van de overeenkomst, de samenwerking of het project uit onze systemen verwijderd, met uitzondering van gegevens die wij langer moeten bewaren op grond van wettelijke voorschriften of vanwege een lopend geschil.

Afdeling Bedrijfsvoering

Om de verschillende douaneaangiften te kunnen doen en om op te treden als fiscaal vertegenwoordiger, is het noodzakelijk om de opdracht en de machtiging tot douanevertegenwoordiging en/of fiscale vertegenwoordiging vast te leggen in een schriftelijke overeenkomst.

Voorbeelden van dergelijke overeenkomsten/volmachten zijn:

• Overeenkomsten/volmachten voor beperkte of algemene fiscale vertegenwoordiging Overeenkomsten/volmachten voor directe of indirecte douanevertegenwoordiging.
• Volmachten tot het indienen van verzoeken om terugbetaling/kwijtschelding.
• Volmachten tot het opstellen van oorsprongs- of preferentiële documenten.

Wij verzoeken u de volgende gegevens te verstrekken:

• Naam van de onderneming
• Naam en achternaam van de contactpersoon
• Adresgegevens
• E-mailadres
• Adres van de website
• Telefoon
• Faxnummer
• BTW-nummer
• EORI-nummer

Daarnaast vragen wij de naam en handtekening van de perso(o)n(en) die bevoegd is (zijn) om de onderneming van de opdrachtgever te vertegenwoordigen (volgens het handelsregister) en een bewijs van de oprichting van de onderneming en van de identiteit van de gemachtigde(n) door middel van een kopie van het uittreksel uit het betreffende handelsregister.

Indien Cargodocs wordt verzocht op te treden als douanevertegenwoordiger of fiscaal vertegenwoordiger, wordt de klant tevens verzocht een kopie te verstrekken van het identiteitsbewijs (ID) van de persoon/personen die gemachtigd is/zijn om het bedrijf van de klant te vertegenwoordigen. Wij hebben een kopie ID nodig om de autorisatie te verifiëren (door controle van de naam van de vertegenwoordiger(s) en de handtekening(en)). Cargodocs is van mening dat zij als logistiek dienstverlener in het internationale handelsverkeer moet weten wie haar klanten zijn en dat Cargodocs een gerechtvaardigd belang heeft bij het beheersen van de (financiële) risico's die verbonden zijn aan de dienstverlening door douanevertegenwoordigers. Wij gebruiken voornoemde gegevens omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst en omdat dit noodzakelijk is in verband met het gerechtvaardigd belang van Cargodocs om haar diensten aan de klant te kunnen leveren. Bij het archiveren van een kopie ID wordt het BSN-nummer (Nederland), rijksregisternummer (België) of vergelijkbare nummers van de houder van het ID onleesbaar gemaakt, voor zover de persoon dit niet al bij het verstrekken van de kopie van het ID heeft gedaan. Persoonsgegevens zoals de hierboven genoemde gegevens, maar ook de portretfoto, kunnen door de houder van het identiteitsbewijs onleesbaar worden gemaakt alvorens een kopie te verstrekken.

Afdeling Personeelszaken

Personeelsdossiers

Cargodocs verwerkt persoonsgegevens van haar medewerkers in het kader van de uitvoering van arbeidsovereenkomsten en ten behoeve van HR-management en salarisadministratie. Werknemers hebben het recht om hun personeelsdossier in te zien. De afdeling Personeelszaken kan werknemers te allen tijde uitleggen welke gegevens worden verzameld en met welk doel dit gebeurt. Persoonsgegevens worden bewaard tot vijf jaar na beëindiging van de arbeidsovereenkomst, met uitzondering van gegevens die wij langer moeten bewaren op grond van wettelijke voorschriften of vanwege een lopend geschil.

Sollicitatiebrieven en curriculum vitae van potentiële kandidaten

De persoonsgegevens van sollicitanten worden bewaard totdat de vacature is vervuld. De persoonsgegevens van sollicitanten die niet worden aangenomen, worden uiterlijk vier weken daarna vernietigd, tenzij de sollicitant schriftelijk toestemming geeft om de gegevens in een beveiligde database te bewaren met het oog op toekomstige vacatures. Hierbij hanteren wij een maximale bewaartermijn van zes maanden. De toestemming om gegevens te bewaren kan te allen tijde worden ingetrokken. De persoonsgegevens worden alleen verwerkt als wij een andere wettelijke grondslag hebben dan toestemming.

Bezoekers

Personen die Cargodocs op locatie bezoeken, kunnen worden verzocht zich bij aankomst te registreren door zich in te schrijven in ons bezoekersregister. De entiteiten van het Cargodocs die een AEO-veiligheidsvergunning hebben, zijn verplicht om te allen tijde op de hoogte te zijn van wie er in het gebouw aanwezig is, bijvoorbeeld in geval van een ontruiming. Bij registratie worden bezoekers verzocht hun naam te noteren, de naam van het bedrijf dat zij vertegenwoordigen en de datum van het bezoek en het tijdstip van aankomst en vertrek. Bezoekersregistraties worden maximaal 3 maanden bewaard.

Bescherming van persoonsgegevens

In overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving heeft Cargodocs passende technische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen. Cargodocs bewaart persoonsgegevens in een beveiligde database, waarbij technische maatregelen zijn getroffen om ongeautoriseerde toegang te voorkomen.

Bezoekers van de website / derden

Cargodocs respecteert de privacy van alle bezoekers van haar website (cargodocs.nl) en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u ons verschaft vertrouwelijk wordt behandeld. Dit betreft de volgende persoonsgegevens, die wij verwerken in ons gerechtvaardigd belang om onze website te optimaliseren en het gebruiksgemak te vergroten:

• Bedrijfsnaam
• Naam en achternaam van de contactpersoon
• Adresgegevens - E-mailadres
• Telefoonnummer

Cargodocs stelt uw persoonsgegevens niet ter beschikking aan derden, tenzij zij daartoe verplicht is op grond van dwingendrechtelijke bepalingen, een bindend besluit van een overheidsinstantie of een bevel daartoe van een bevoegde rechter. De website kan hyperlinks bevatten naar websites van derden. Cargodocs is niet verantwoordelijk voor de inhoud van websites van derden.

Rechten

Hieronder hebben wij uw rechten met betrekking tot het gebruik van uw persoonsgegevens opgesomd:

• U heeft het recht op inzage in uw persoonsgegevens.
• U kunt bezwaar maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens.
• U kunt ons verzoeken om uw persoonsgegevens te wissen.
• U kunt een verzoek indienen voor de overdracht van uw persoonsgegevens aan een andere partij.
• U kunt verzoeken om wijziging van persoonsgegevens, indien u van mening bent dat de gegevens onjuist zijn.
• Ook kunt u ons verzoeken de verwerking van persoonsgegevens te beperken.
• U kunt uw toestemming intrekken als de verwerking daarop is gebaseerd.
• Wij kunnen de gegevens nog steeds verwerken als er een andere wettelijke grondslag is die ons dat toestaat. Wij verwerken uw persoonsgegevens niet voor profilering of voor volledig geautomatiseerde besluiten.

Wij zullen aan uw verzoek voldoen, tenzij wij een zwaarwegend legitiem belang hebben om de gegevens niet te wissen, dat zwaarder weegt dan uw privacybelang. Als wij de gegevens hebben gewist, kunnen wij om technische redenen niet onmiddellijk alle kopieën van de gegevens uit onze systemen en back-upsystemen verwijderen. Wij kunnen weigeren aan voornoemde verzoeken te voldoen indien deze onredelijk vaak worden gedaan, onredelijke technische inspanningen vereisen, of onredelijke technische gevolgen hebben voor onze systemen of de privacy van anderen in gevaar brengen.

U kunt ook een klacht indienen met betrekking tot het gebruik van uw persoonsgegevens bij de relevante gegevensbeschermingsautoriteit. Cargodocs heeft aangesloten entiteiten in o.a. Nederland, België, Duitsland en Frankrijk. Een dergelijke klacht kan worden ingediend bij de Autoriteit Persoonsgegevens (Nederland), Gegevensbeschermingsautoriteit (België), Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (Duitsland) en Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (Frankrijk).

Wij verzoeken u vriendelijk in bovengenoemde situaties contact met ons op te nemen via het e-mailadres: info@cargodocs.nl.

Tot slot

Deze verklaring is met de nodige zorgvuldigheid opgesteld. Mocht u nog vragen hebben, dan verzoeken wij u vriendelijk contact met ons op te nemen via: info@cargodocs.nl